Zakładamy… spółkę cywilną.

Spółka cywilna jest formą prowadzenia działalności gospodarczej, opartą na współdziałaniu osób fizycznych związanych umową spółki cywilnej. Funkcjonowanie spółki cywilnej w przeważającej części zostało uregulowane w Kodeksie cywilnym, poza tym znajdują wobec niej także zastosowanie przepisy innych ustaw m.in. ustaw podatkowych lub Kodeksu pracy.

Krok 1 Umowa Spółki

Umowę spółki należy zawrzeć na piśmie, może ona zostać zawarta na czas nieoznaczony lub oznaczony. Przy określaniu stron warto podać w umowie dokładne ich adresy zamieszkania, numer i serię dowodów osobistych, a także NIP.

Elementy umowy spółki cywilnej:

• Nazwa spółki – Wspólnicy mogą określić dowolnie nazwę spółki. Powinna ona zawierać co najmniej imiona i nazwiska wszystkich wspólników, a także oznaczenie formy prawnej czyli skrót sc. W nazwie skróconej spółki nazwiska współwłaścicieli nie muszą się pojawiać i tym samym nie będzie konieczne ich podawania na fakturach.
• Przedmiot działania – Wspólnicy muszą ustalić cel gospodarczy czyli przedmiot prowadzonej działalności. Dobrze jest w umowie określić go według PKD, które i tak każdy z nich będzie musiał podać podczas rejestracji działalności gospodarczej.
• Wkład własny – Do spółki każda ze stron umowy może wnieść wkład w pieniądzu, w rzeczach lub prawach jak również poprzez udostępnienie określonego składnika do używania w spółce. Ważne jest aby określić wartość wkładów. W przeciwnym wypadku uważa się, że są one równe. Wkładów wniesionych do majątku (w naturze wraz z przekazaniem prawa własności) w razie wystąpienia ze spółki nie zwraca się. Odchodzący wspólnik otrzymuje jedynie równowartość wniesionego wkładu do majątku w postaci pieniężnej. Inaczej jest w przypadku rzeczy przekazanych jedynie do używania – zostają one oddane wnoszącemu.
• Udziały – Ważne jest także określenie udziału każdej ze strony w zyskach i stratach (bez względu na wartość wkładów). Nie można wyłączyć wspólnika od udziału w zyskach. Można natomiast zwolnić go od udziału w stratach (oczywiście nie dotyczy to wszystkich wspólników jednocześnie). Jeżeli tej informacji w umowie zabraknie, przyjmuje się, że każda ze stron ma jednakowy udział zarówno w zyskach jak i w stratach.
• Wypłata zysku – Warto w umowie zaznaczyć możliwość wypłaty zaliczkowego udziału w zyskach w trakcie roku. Bez zaznaczenia tego, zysk zostaje podzielony i wypłacony wspólnikom dopiero po rozwiązaniu spółki, a w sytuacji gdy jest ona zawarta na dłuższy okres, wspólnicy mogą domagać się jego wypłaty dopiero z końcem roku.

Krok 2 Urząd Gminy

Niezbędnym jest założenie przez każdego ze wspólników działalności gospodarczej. Obecnie osoby, które nie posiadają profilu zaufanego na platformie epuap.pl lub podpisu kwalifikowanego aby zarejestrować firmę muszą wypełnić wniosek CEIDG-1 i złożyć go elektronicznie za pomocą strony internetowej www.ifirma.pl/ceidg celem nadania numeru identyfikacyjnego wniosku, z którym muszą w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku udać się do dowolnego Urzędu Miasta/Gminy celem złożenia podpisu na wniosku. Wniosek CEIDG-1 można również złożyć w formie papierowej w dowolnym Urzędzie Miasta/Gminy.

Krok 3 Podatek od czynności cywilnoprawnych

Należy spisać umowę spółki cywilnej. Fakt ten trzeba w ciągu 14 dni zgłosić do US (odpowiedniego według siedziby spółki) w celu zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Konieczne jest także złożenie deklaracji PCC-3.

Krok 4 GUS

Po spisaniu umowy spółki cywilnej należy odwiedzić Główny Urząd Statystyczny. Spółka cywilna jest podmiotem gospodarki krajowej, stąd niezbędne jest otrzymanie przez nią numeru Regon. Wystarczy aby w tym celu do GUS udał się jeden ze wspólników zaopatrzony w umowę spółki oraz zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej każdego ze wspólników.

Krok 5 Urząd skarbowy

• NIP spółki – Każdy ze wspólników rozlicza swój dochód oddzielnie w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. To właśnie w nim powinien on dokonać zgłoszenia formy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz trybu jego rozliczania. Wspólnicy ustalają wspólne zasady prowadzenia księgowości: ryczałt, Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub pełna księgowość.
• Rejestracja VAT – Dodatkowo jeżeli wspólnicy zdecydują, że chcą być vatowcami, to muszą również w jej imieniu złożyć także VAT-R np. za pomocą strony www.vat-r.pl, gdyż to spółka stanie się płatnikiem podatku VAT.
• Sposób wyboru opodatkowania wspólników – Każdy ze wspólników rozlicza swój dochód oddzielnie w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. To właśnie w nim powinien on dokonać zgłoszenia formy opodatkowania podatkiem dochodowym oraz trybu jego rozliczania. Wspólnicy ustalają wspólne zasady prowadzenia księgowości: ryczałt, Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub pełna księgowość.

Krok 6 ZUS

Jeżeli spółka nie zatrudnia pracowników, to przyjmuje się, że płatnikiem składek są wspólnicy (każdy za siebie). Formularz CEIDG-1 oszczędza przedsiębiorcy konieczności zarejestrowania się w ZUS jako płatnik składek, ale musi złożyć informację odnośnie płaconych składek. Służą do tego druki ZUS ZZA lub ZUS ZUA.

W przypadku zatrudniania pracowników należy dokonać najpierw zgłoszenia spółki jako płatnika składek za osoby zatrudnione (druk ZUS ZPA). Następnie każdego z pracowników do wszystkich ubezpieczeń (ZUS ZUA) bądź tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. (ZUS ZZA). W spółce zatrudniającej pracowników składa się oddzielne deklaracje ZUS DRA za każdego ze wspólników i dodatkową za wszystkich pracowników.

Krok 7 Aktualizacja wniosku CEIDG-1

Każdy ze wspólników powinien dokonać aktualizacji swojego wniosku CEIDG-1 w zakresie podania informacji dot. spółki cywilnej, której stał się wspólnikiem – należy podać nadany spółce numer NIP i numer REGON. W sytuacji gdy spółka cywilna będzie jedyną formą uzyskiwania dochodu przez przedsiębiorcę należy zaznaczyć również pkt. 25 wniosku CEIDG-1 Prowadzę działalność gospodarczą wyłącznie w formie spółki/spółek cywilnych.

Spółka w trakcie rejestracji uzyskuje własny numer REGON i własny NIP. Na fakturach i deklaracji VAT posługujemy się NIP-em spółki. Ale przy rozliczaniu podatku dochodowego przez wspólników, każdy z nich posługuje się własnym numerem NIP. Podobnie jest z imiennymi dokumentami składanymi w ZUS.

Zródło: https://www.ifirma.pl/ceidg/wa/Poradnik/spolkaCywilna